Feiras de Casamento: fazer ou não fazer, eis a questão
Participar de eventos e feiras de casamento pode ser uma estratégia importante para o crescimento da sua empresa. Mas como tudo nessa vida, apresenta pontos positivos e pontos negativos. Há alguns anos o Casar é um Barato vem participando de feiras. Até mesmo já organizamos um evento de casamento. Tudo isso nos conferiu um certo conhecimento. Vamos dividir com você nossa experiência no assunto.
Principais Prós
1- Mostrar seu trabalho para milhares de noivas
A última edição da Expo Noivas & Festas RJ do Rio Centro (abril/2015) recebeu mais de 70mil visitantes em 4 dias. Este é o maior evento de casamento do Brasil. Outros de menor porte tampouco devem ser ignorados. Edições do mesmo evento no Rio no Shopping Nova América (setembro/2015) recebeu quase 26mil pessoas, ou a de São Paulo no Expo Center Norte (abril/2015) que recebeu mais de 30mil pessoas.
É claro que nem todas as noivas passarão pelo seu stand. Porém, uma quantidade bem significativa vai se deparar com seu trabalho. Dependendo da sua técnica de atuação durante a feira, você pode distribuir até 15 mil panfletos, e cadastrar até 2.000 noivas.
Como o Casar é um Barato não presta nenhum serviço direto relacionado à realização de casamentos nem vende produtos destinados às noivas, nossa experiência é um pouco diferente. Preferimos entregar panfletos apresentando nosso trabalho, e não apenas fazer uma distribuição geral para todos que passam. Dessa forma, costumamos produzir 5.000 panfletos para cada evento.
2- Ter a oportunidade de conversar com centenas de noivas olho-no-olho
Você não conseguirá falar pessoalmente com todas as noivas que passarem pelo seu stand. Nem mesmo com todas as que pegarem seus panfletos. Porém, esta é uma excelente oportunidade para apresentar seu trabalho cuidadosamente para um grupo de até algumas centenas de noivas. Elas são clientes em potencial. Disponibilizarão de tempo para sentar com você no interior do stand, ouvir o que você tem a dizer e ver seu portfólio.Mesmo que não fechem negócios durante a feira, há mais chances de conversão com estas pessoas do que com as que passaram, pegaram um panfleto e seguiram adiante pelos corredores. Portanto, fixe-se na qualidade destes pequenos encontros e não na quantidade.
3- Cadastrar muitas noivas
Não importa quantas, mas cadastrar noivas é fundamental. Realizar esses cadastros leva muito mais tempo do que a simples tarefa de entregar panfletos. Mas considere esta possibilidade.
Nossa média de cadastros em eventos de grande porte é de cerca de 500 noivas. Este número pode variar muito dependendo de muitas variantes:
– seu tipo de negócio,
– motivação que você oferece às noivas para cadastro
– quantidade de pessoas que você dispõe para realizarem cadastros (esta é a principal)
Nós trabalhamos geralmente com uma pessoa apenas para cadastros, e mais uma volante. Ou seja, esta segunda pessoa pode tanto cadastrar quando realizar outras funções demandadas.
Incentivos
Uma boa maneira de incentivar os cadastros é criar alguma promoção ou sorteio. Exemplos: o Casar é um Barato faz parcerias em cada evento que participa. Assim, uma vez já sorteamos um vestido de noiva de até R$ 1.500,00 com um determinado fornecedor. Outra vez, R$ 1.000,00 em convites de casamento com certo parceiro. Um chá de lingerie com outro fornecedor, etc. Ideias que já vimos em nossas participações:
– fotógrafos sorteiam ensaios ou álbuns;
– empresas de lembranças sorteiam um kit para padrinhos;
– empresas de carro, o aluguel de tal modelo gratuito;
e assim por diante.
De toda forma, sempre deixe muito claras as regras desta promoção.
A ficha de cadastro
Para criar sua ficha de cadastros pense em quais informações são relevantes para você. Você precisa de quais informações para fechar negócios posteriormente com aqueles noivos? Nome, email e data do casamento são as três informações básicas que não podem faltar. Se for interessante, solicite também um telefone ou alguma outra informação relevante. O que falta contratar para o seu casamento, bairro, local onde pretende casar, estilo do casamento. Estes podem ser dados úteis para você entender melhor aquela noiva e converter sua venda no pós-feira.
Mas não se exceda no número de campos cadastrais! Ninguém está disposto a ficar parado com você muito tempo. Todos estão ali para ver muitas opções. E trata-se de uma visita cansativa, na qual os noivos e seus familiares passam horas em pé em corredores cheios de gente, com alto nível de ruído no ambiente. Ou seja, geralmente estão estressados e com pressa. Caso opte por mais campos cadastrais, lembre-se de sempre deixar os noivos à vontade se não quiserem responder tudo.
Dica importante
Não caia na estúpida tentação de comprar ou conseguir listas de cadastros de outros fornecedores. A pessoa se cadastra junto ao fornecedor que ela escolheu e gostou. Ela autorizou esta empresa a enviar emails e se comunicar com ela. Ela ficará furiosa ao receber emails de quem não conhece ou não autorizou. Seja honesto e faça a sua parte negando este tipo de oferecimento. Esta é a postura ética esperada pelos seus futuros clientes.
4- Fechar alguns contratos no local
É claro que o objetivo maior de todo fornecedor de casamento é fechar contratos. Muitos casais vão a feiras dispostos a fechar negócios, especialmente se faltam poucos segmentos para resolver. E se já têm uma ideia do que querem.
Linguagem corporal
Você precisa estar atento às pessoas que passam em frente ao seu stand. Entender sua linguagem corporal:
– A noiva parou e olhou para dentro?
– O noivo parou e segurou sua parceira pelo braço para que ela voltasse para olhar junto com ele?
– Alguém do grupo de pessoas apontou para o seu espaço e fez algum comentário?
Nestes casos aproxime-se sem medo, sorria e convide o casal para conhecer seu trabalho. É durante esta conversa que você pode conseguir conquistar o cliente.
Sem medo da concorrência
A concorrência é enorme, então como agir? Não tenha medo da concorrência. Não pressione o casal a fechar imediatamente.
– Diga que se quiserem voltar no dia seguinte para fechar negócio, você manterá as condições de pagamento, que será um prazer recebê-los novamente.
– Caso o evento seja pago, se você tiver convites pode oferecer a eles para incentivá-los a retornar no dia seguinte.
– Alguns eventos usam pulseirinhas como entrada e muitas vezes ao mantê-la no pulso, os noivos podem retornar gratuitamente no dia seguinte. Informe-se sobre o funcionamento do evento em que estiver participando.
5- Pós-Feira
Quando começamos a participar da ExpoNoivas & Festas no início de 2014 era bastante comum ouvirmos depoimentos de fornecedores que afirmavam “fechar a agenda do ano” participando de grandes feiras. Hoje em dia, o cenário é um pouco diferente. A maioria dos fornecedores com quem conversamos consegue pagar o investimento durante o evento. E têm consciência de que o lucro virá no pós-feira.
Semana seguinte
A semana que sucede o evento deve ser de muito trabalho! Tanto quanto durante o evento. Nesta semana você provavelmente vai receber muitos emails de pedidos de orçamento. Lembre-se dos milhares de panfletos que foram distribuídos a passantes – alguns deles vão fazer contato, acredite. Responda estes contatos o mais rápido que puder, oferecendo boas condições para fechamento. O mais provável é que este casal esteja solicitando orçamentos a seus concorrentes também. Sabe-se que as pessoas tendem a fechar com algum dos primeiros a responder com as informações solicitadas ou com o que dá as melhores condições.
Interessados pelo sorteio/promoção
Além de responder a estes contatos, você deve enviar emails o mais rápido possível a todas as noivas que você cadastrou durante a feira. Se elas estavam interessadas em ganhar gratuitamente seu serviço é porque gostam dele. Pense assim: ninguém quer para o seu próprio casamento, por exemplo, um bolo que acha horrível. Se ela tem interesse em ganhar o seu bolo é porque achou o produto no mínimo atrativo. De toda a sua lista de cadastros apenas uma será sorteada e receberá o produto ou serviço grátis. E você ainda tem uma listagem extensa em mãos de clientes em potencial!
Principais Contras
1- Alto investimento financeiro (e também emocional, físico)
Participar de um evento, seja qual for o seu porte, sempre vai exigir investimentos – dinheiro, tempo, ideias, trabalho braçal. Quanto maior o evento, maiores serão os investimentos. Porém, quanto maior sua experiência em participar de feiras, menor será o stress e o tempo necessário para a realização das tarefas mais práticas. O Casar é um Barato já participou de 4 edições da Expo Noivas & Festas, de 1 edição da Casamento Espetacular, de alguns outros eventos de menor porte e também já organizamos e produzimos um evento em outubro de 2015 (a Expo Noivas Cariocas). A cada participação, as ideias surgem mais facilmente, levamos as coisas de forma mais leve, conseguimos resolver as questões práticas em menos tempo e, por incrível que pareça, chegamos a melhores resultados. De toda forma, saiba que você vai necessariamente gastar dinheiro e tempo. Não há no planeta nenhuma parceria que vá fazer sua participação ter investimento financeiro zero, nem tempo empregado zero.
Gastos – Planilha de despesas
Para te ajudar na previsão do investimento, criamos esta planilha de gastos que prevê todo o tipo de possibilidades que você pode enfrentar na hora de montar seu stand e participar de um evento. Tenha sempre em mente que não se trata apenas de pagar o metro quadrado do espaço: há muitos gastos envolvidos com produção de material gráfico, decoração, produção de mostruário, contratação de equipe, alimentação e estacionamento, sem falar de extras que sempre cruzam o nosso caminho.
Tempo é dinheiro
Pensando no tempo investido, considere o número de dias de funcionamento da feira e no mínimo some os dias de montagem e desmontagem. Provavelmente você empregará algum tempo planejando a decoração do seu espaço, saindo para comprar itens necessários para a decoração, alimentação ou papelaria que necessite durante os dias de trabalho no stand, buscando parceiros que diminuam o seu gasto e estabelecendo estas parcerias, contratando equipe e produzindo material gráfico.
Dedicação total
Esteja preparado para “se matar” de trabalhar durante os dias de evento e ter a sensação de um caminhão ter passado por cima do seu corpo e estar sem voz ao final de tudo. Nós costumamos responder em tom de brincadeira quando ao fim de um evento alguém nos pergunta se foi bom, se valeu à pena: você está perguntando isso pra minha pessoa física ou jurídica? A pessoa física está arrasada e quase arrependida, mas a jurídica está muito fortalecida e segura de ter tomado a melhor decisão ao fazer esse evento!
Mesa x Stand
Eventos do tipo “de mesa” (que fornecem uma mesa com toalha padronizada a todos os participantes) geralmente exigem menores investimentos, seja no pagamento de sua participação, seja pela menor necessidade de decoração. Eventos do tipo “stand” (que fornecem seu espaço em metros quadrados limitados por uma estrutura de paredes de octanorme) são mais caros tanto na aquisição do espaço por m2, quanto pela produção que você terá que fazer no stand se quiser se destacar.
2- Grande concorrência
O mercado de festas no Brasil cresceu 41% nos últimos 4 anos e mais de 10 mil empresas prestadoras de serviços relacionados. Isso significa que em todos os segmentos há uma enorme quantidade de fornecedores diferentes prestando o mesmo serviço ou vendendo os mesmos produtos. Numa grande feira isto fica muito visível – e você pode se sentir prejudicado. Cada fornecedor precisa tentar se destacar, seja através da decoração do seu espaço, da oferta de algum produto ou serviço muito diferenciado ou valores atrativos. A apresentação da equipe, o material gráfico distribuído e a apresentação do seu trabalho também podem influenciar muito na decisão dos noivos.Baixe aqui o E-book 9 atitudes para se destacar no mercado de casamento e deixar de ser mais mais um na multidão.
3- Sensação de “leilão”
Uma prática muito comum em grandes feiras, especialmente as de grande porte, é a famosa “guerra de preços”. Segmentos de serviços, como por exemplo os de foto e filmagem, assessoria e cerimonial, aluguel de carro e música costumam apresentar esse problema de forma mais acentuada do que os segmentos de produção e venda de produtos (lembranças, convites, buquês). Cada fornecedor deve posicionar-se no mercado da maneira que acredita ser a melhor para si. É lógico que cobrar preços abusivos não é ético (mesmo que seu público alvo tenha maior poder aquisitivo), mas por outro lado, cobrar valores muito fora do padrão desvaloriza os profissionais. Por exemplo, um caso muito constante em ferias é ver pessoas que se dizem fotógrafos, porém que prestam serviço de baixa qualidade com equipamentos amadores e portanto, cobram valores muito abaixo do mercado. Fotógrafos profissionais e de qualidade trabalham com equipamentos caros que necessitam manutenção constante e ficam impossibilitados de cobrar menos. O mesmo ocorre com o setor de bem casados (com uso de ingredientes de pior qualidade) e de chinelos personalizados (os produzidos com materiais de qualidade inferior sempre serão mais baratos).Esta sensação de estar participando de um leilão onde quem cobra menos leva o cliente não é saudável e certamente é um dos pontos mais críticos na participação de um grande evento.
Considerações e soluções
a) Público-alvo e estratégia
Se você está decidido a participar de um evento, pergunte-se qual é a sua estratégia: você quer muita visibilidade ou quer fechar muitos contratos? Entenda seu público-alvo e pergunte-se se este será o público frequentador do evento. Uma grande feira pode trazer muita visibilidade, mas talvez não tantos fechamentos de contrato, enquanto um evento menor pode gerar menos visibilidade com mais contratos consolidados (e menos stress na sua vida, e talvez menos investimento). Falar com as noivas certas pode ser mais interessante pra você do que mostrar-se para milhares de noivas de todos os tipos. Por outro lado, coloque também na balança que pode ser que uma grande feira traga um volume maior de contratos, que podem abranger noivas que não estão no seu foco de atuação. Pondere também esse aspecto para decidir em qual evento vai participar.O local de realização do evento também é decisivo para entender o público visitante. Provavelmente um evento no hotel mais refinado de sua cidade não é frequentado pelas mesmas noivas que um evento no salão do clube de um bairro afastado do centro.
b) Equipe
Contratar pessoas para trabalhar com você nos dias de evento pode ser necessário. Neste aspecto fique atento a:→ Pessoas que falam diretamente com o público precisam ser selecionadas com mais cuidado. Incluo aqui as pessoas que cadastram noivas e vendedores do seu produto ou serviço. Elas precisam receber um mínimo de instrução para saber responder alguma dúvida que surja, precisam saber tudo sobre a promoção relativa ao cadastro e precisam ter algum jogo de cintura para se comunicar com o público.→ Pessoas que apenas distribuem panfletos precisam ser simpáticas, mas não precisam receber tanta instrução quanto as que cadastram.→ Quanto mais gente cadastrando, mais caro será pra você, porém mais contatos de noivas você terá em mãos para o pós-feira. O preenchimento de um cadastro não leva menos de 3 minutos. Enquanto 1 unidade de noiva está sendo cadastrada, 20 estão passando pelo corredor. Com mais cadastradores sua capacidade aumenta.→ Quanto mais gente distribuindo panfletos, mais caro será pra você, porém mais noivas terão conhecimento da sua existência.
→ Evite ficar absolutamente sozinho no seu stand, pois você pode precisar sair para resolver problemas com a produção, comer, ir ao banheiro ou atender um telefonema importante. Mesmo que você não tenha equipe, procure ter um amigo ou parente que possa te ajudar nesses momentos.
Cuidado:
Você só pode trabalhar dentro e na frente imediata do seu espaço. Se, por exemplo, você tem um stand de 4m2, seu espaço é minúsculo. Sua frente de stand tem apenas 2m e você não tem capacidade de colocar ali 2 pessoas cadastrando, 2 pessoas panfletando e mais você e seu sócio. Essa quantidade de pessoas vai fechar a entrada do seu stand e ao invés de ser bom pra você vai te prejudicar. Você também pode acabar arrumando problemas com os vizinhos. Eles não ficarão felizes em ter pessoas da sua equipe na frente do stand dele, atrapalhando o contato dele com as noivas. E consequentemente seus vizinho reclamarão com a produção do evento, podendo gerar uma multa pra você.
c) Cumprimento de contrato.
Para participar de qualquer evento sério você precisará assinar um contrato. Neste documento você verá quais são suas obrigações, deveres e proibições enquanto expositor. Da mesma forma, verá o que a organizadora deve entregar a você. Não banque o espertinho, não peça nem exija exceções. Você tem os mesmos direitos que os demais participantes e precisa estar ciente disso. Provavelmente você será multado se insistir em algum aspecto que o contrato inibe (mesmo que isso seja muito importante pra você). Seja ético e exija postura ética dos seus colegas e da produção do evento.
Alvará
Você provavelmente precisará de um alvará de funcionamento provisório (com ou sem vendas de produtos). Não deixe de realizar este trâmite, que é fácil e gratuito – e vai garantir seu sossego durante o evento. Sem este alvará você corre o risco de ser multado ou mesmo impedido de expor. Ainda que seu pagamento esteja plenamente realizado junto à produção.
d) Parcerias
Para expor em uma feira você pode precisar de alguns serviços prestados por seus colegas. Uma vez que este também é um grande evento, fornecedores de casamentos podem e devem ajudar uns aos outros. Você pode tentar baratear seus investimentos fazendo parcerias com seus amigos. Importante: antes de mais nada verifique no manual do expositor e no contrato se você pode deixar cartões de parceiros à disposição do público.
Exemplos:
→ Uma equipe de decoração pode ficar responsável pelo projeto e execução da decoração do seu espaço. Isso te poupa tempo e dinheiro. Em troca, você pode deixar os cartões de visita deste fornecedor em cima da sua mesa. Também divulgará em suas redes sociais fotos do trabalho com os contatos do colega.→ Uma doceira pode fornecer alguma delícia para você oferecer aos clientes. Quem sentar para conhecer seu trabalho com calma ganha um agrado e se sente mais mimado. Permita ao seu colega que cole nos doces uma etiqueta com seus dados de contato na embalagem.→ Uma empresa de transporte pode facilitar a chegada e saída da sua equipe ao local. Em troca você pode inserir um panfleto desta empresa na sacola que entrega às noivas que passam.→ Fique de olho em empresas de aluguel de móveis que participam do mesmo evento! É bem comum que eles ofereçam um valor diferenciado para outros expositores.
e) Divisão de espaço
Dividir um espaço com outro(s) fornecedor(es) é o ponto máximo da parceria. Você precisa verificar a metragem mínima exigida por contrato para que duas ou mais empresas compartilhem o mesmo espaço.
Vantagens:
→ Você tem a possibilidade de aparecer num espaço maior. Geralmente os maiores espaços são localizados em melhores lugares do mapa. → Todas as principais despesas são divididas – metro quadrado, decoração, equipe.→ Você pode procurar parceiros confiáveis em segmentos complementares. Assim, a noiva se sente convidada a resolver mais questões de uma vez só. Cuidado: não confundir com venda casada, que é crime!
Desvantagens:
→ Você pode realizar uma má escolha de parceiro. Caso, sem que você saiba, seu parceiro não seja idôneo, realize práticas ilegais no mercado, dê calotes ou golpes em noivas e/ou outros fornecedores prestadores de serviços, tenha uma má fama perante um grupo de noivas, sua imagem pode acabar associada à imagem deste parceiro, prejudicando suas vendas sem que ao menos você entenda o motivo.→ Você pode confundir o público em relação ao segmento que aquele stand atende. Um exemplo claro desses é: se você trabalha com assessoria e cerimonial e divide o espaço com uma equipe de bolo e doces, provavelmente ao passar pelo corredor o que chamará atenção será o mostruário de doces. Caso a noiva já tenha contratado os doces ou ainda não esteja neste momento de decisão, ela pode passar direto pelo seu stand sem perceber que ali havia outro serviço que ela poderia precisar.
f) Pagamento
→ Organize-se financeiramente para chegar ao evento com o pagamento integralmente quitado. O não pagamento pode trazer sérias consequências (veja no seu contrato) como a proibição de participar sem a devolução de valores. Outro problema é que você já entra no prejuízo, com uma obrigação de ganhar um certo montante para pagar o evento (e não como forma de reverter o investimento, ou lucro).→ Pagamentos à vista geralmente oferecem algum desconto. Caso você tenha o dinheiro, pode valer à pena.→ Se você tem interesse em participar de certo evento, entre em contato com a produção e comece a pagar o quanto antes. Parcelamentos geralmente são aceitos até 20 dias antes da data, então quanto antes você comece, suas parcelas serão mais suaves.→ Nosso conselho é: não se endivide jamais para participar de um evento. Você pode mais adiante precisar de outro empréstimo no banco para ampliar seu negócio e não conseguir porque tem um primeiro pendente. Além disso, há eventos focados no ramo casamenteiro todos os finais de semana em todos os estados do país, em diversas cidades. Se você não tem condições financeiras de expor agora, aguarde outra oportunidade vindoura. Você sempre pode optar por eventos menores ou menos conhecidos como uma forma de manter-se ativo no cenário.
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